7 redenen om af te stappen van de fileserver en te migreren naar SharePoint

19 augustus 2021
SharePoint online maakt deel uit van het Microsoft365 ecosysteem en is een collaboratieplatform waar je documenten kan beheren, delen en samen kan bewerken.​ Naast het documentbeheer, integreert het de meeste office applicaties om zo een efficiënte manier van werken te creëren.​ Zo kan je zaken automatiseren, sites maken voor interne communicatie, een community opzetten en zelfs je eigen apps maken.​ Met meer dan 250 000 bedrijven die dit systeem gebruiken, is het een ideaal contentmanagementplatform dat samenwerking tussen teams aanmoedigt, waar ze zich ook bevinden. ​

Evolutie SharePoint

SharePoint legde al een heel traject af. Pas vanaf 2015 werd het platform beter met het toevoegen van de Office365 groups.​ Met de modern experience in 2016, de komst van Teams in 2017 en de verbeteringen aan de communicatiesites, werd SharePoint het functionele platform dat het vandaag is.

SharePoint VS. Fileserver

Voordelen fileserver

  • -> Makkelijk en simpel​
  • -> Mogelijkheid tot veel opslag​
  • -> Snel wanneer je op het werk bent
  • -> Data ownership​

Nadelen fileserver

  • -> Weinig mogelijkheden​ buiten bestandsbeheer
  • -> Niet elastisch​
  • -> Trager over VPN​ (nefast voor thuiswerk)
  • -> Moeilijk delen van bestande met externen
  • -> Kostelijk​

Voordelen SharePoint

  • -> Goedkoper​
  • -> Opslag is elastisch​
  • -> Altijd beschikbaar​
  • -> Zoekfunctie​
  • -> Versiebeheer​

Nadelen SharePoint

  • -> Nood aan korte training​
  • -> Correct opzetten is ​belangrijk​

7 redenen om te migreren naar SharePoint

1. Toegankelijk

Je bent niet meer afhankelijk van een VPN verbinding om je bestanden te raadplegen. Je kan dus op elk apparaat je bestanden bekijken en bewerken.

2. Makkelijker documentbeheer

Je kan makkelijker documenten delen dan via een fileserver. Met SharePoint kan iedereen dat toegang heeft tot het document, dat delen in de vorm van een ‘read only’ document of met bewerkrechten. Wanneer je in SharePoint een bestand deelt, dan stuur je een link naar je bestand en niet dat bestand zelf. Het staat dus op één locatie opgeslagen. Daardoor werk je altijd in de meest recente versie van het document en zijn er niet meerdere kopieën van een document zoals je bij de fileserver hebt wanneer je bestanden naar elkaar mailt.

Enkele handige soorten documentbeheer:

  • -> Lokale sync voor offline werken en via de verkenner​.
  • -> Weet je niet waar een document staat? Gebruik de zoekfunctionaliteit.
    Je kan gebruik maken van geavanceerde filters en views (opgeslagen filters)​.
  • -> Versiegeschiedenis zorgt ervoor dat je heel gemakkelijk een document kan herstellen.
  • -> Metadata is de echte kracht van SharePoint: in theorie geen mappen meer nodig.​

3. Beter samenwerken

Extern delen kan in een aantal kliks, zowel in een map als een document.​ Daarnaast communiceer je makkelijk naar je werknemers met sites.​ Dat is een workspace: een intranet of een gedeelde Notebook. Ook kan je door co-authoring op hetzelfde moment aan dezelfde documenten werken, zowel in Word, Excel, PowerPoint, OneNote als Teams.​

4. ​SharePoint integreert andere apps

Een fileserver heeft één doel: toegang geven tot documenten.​ SharePoint doet veel meer. Office heeft zoals je kan zien heel wat applicaties.

SharePoint integreert de meeste ervan zoals bijvoorbeeld Planner, OneNote, Exchange, To Do enzovoort. Het is ook mogelijk om eigen, custom applicaties te maken en te connecteren met SharePoint.​ Daarnaast kan je ook gebruik maken van het Power Platform, dat jou de mogelijkheid biedt om zaken te automatiseren en zelf apps te maken.​ Meer over Power Automation kom je hier te weten.

​5. Security & Compliance​

Met de security van Microsoft geniet je van een zeer veilige omgeving, indien je uiteraard de best practice volgt.​ Ook user beheer is kinderspel, van onboarding en offboarding tot licenties toevoegen. Multifactor authentication zorgt voor een veilige omgeving net als de ATP die links scant, zowel intern als extern. Office 365 voorziet ook sensitivity labels voor het classificeren van documenten. De retentie zorgt dan weer voor het behouden van documenten voor een specifiek aantal jaren.

6. Kostenefficiënt

SharePoint komt uiteindelijk veel goedkoper uit dan een fileserver:​

  • -> Geen dure hardware of koelinstallatie nodig ​
  • -> Je weet perfect hoeveel het je zal kosten en er zijn geen verrassingen
    aangezien je een vast bedrag betaalt per maand, per gebruiker
  • -> Geen onderhoud nodig voor de servers, want dat gebeurt door Microsoft.​
  • -> Back-ups hoef je ook niet meer te voorzien, tot op een bepaald punt.​
  • -> Auto updates van het systeem, terwijl dit voor de server vaak manueel moest gebeuren.​

7. meer dan een documentenplatform

  • Je kan je intranet volledig in SharePoint bouwen​.
  • Gebruik Yammer om in gesprek te gaan met collega’s of om groepen te maken​.
  • Gebruik ook mobiele apps (SharePoint op de telefoon bijvoorbeeld)​.

Wat nu?

Je overweegt vast wel de overstap naar SharePoint of hebt er ooit al eens over nagedacht, al lijkt je dat waarschijnlijk een hele uitdaging. Maar met technologie kun je niet stil blijven staan. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. ​We begeleiden je graag. Neem hier vandaag nog contact met ons op om te informeren naar jouw mogelijkheden.

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.

Hey! Heb je vragen over deze pagina of wil je meer informatie over onze diensten? Stuur ons een berichtje!
Pieter
Marketeer Techne