Microsoft blijft het Office 365 pakket verder optimaliseren. Een van de laatste functionaliteiten die aangekondigd werden is de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen rechtstreeks vanuit Office 365.
Microsoft is hiervoor een samenwerking gestart met DocuSign, dat deze dienst reeds aanbiedt aan meer dan 48 miljoen gebruikers in meer dan 188 landen. Hun dienst is ISO27001 gecertificeerd en biedt een rechtsgeldig alternatief op het manueel ondertekenen van documenten en contracten. Het resultaat van de samenwerking is een e-signature applicatie binnen Office 365, die vanaf maart 2014 beschikbaar zal zijn. De officiële voorstelling zal gebeuren op de SharePoint 2014 conferentie in Las Vegas.
Office 365 e-signature
E-signatures zorgen enerzijds voor een kleinere ecologische voetafdruk en zorgen anderzijds ook voor een efficiënter verwerken van te ondertekenen documenten. Het gehele proces van printen, handtekenen, opnieuw inscannen en versturen wordt overbodig.
E-signature wordt een standaard functionaliteit binnen Office 365, gebruikers die van de e-signature functionaliteit willen gebruik maken hoeven dus geen aparte overeenkomst aan te gaan met DocuSign, zoals nu wel het geval is. Het volledige e-signature proces wordt bovendien geïntegreerd binnen de Office omgeving, gebruikers hoeven niet doorverwezen te worden naar de website van DocuSign.
De applicatie zal SharePoint Online en Server 2013, Word en Outlook ondersteunen. Ondertekende documenten worden uiteindelijk opgeslagen op OneDrive.
Wat mogen Office 365 gebruikers dus concreet verwachten?
- Eenvoudig beheer en gebruik. Office 365 en SharePoint beheerders zullen de DocuSign app kunnen activeren voor alle gebruikers vanuit het beheergedeelte.
- Single sign-on. Dankzij de koppeling met Windows Azure Active Directory is een single sign-on met de bestaande O365 account gegevens mogelijk.
- Beveiligde opslag. Documenten die ondertekend werden met DocuSign worden automatisch opgeslagen in Microsoft OneDrive voor bedrijven.
- Voortdurende innovatie. DocuSign en Microsoft hebben reeds aangegeven dat zij verder zullen samenwerken om nog meer innovaties te brengen naar gebruikers van het Office 365 platform.
E-signature in Office 365 biedt organisaties dus de mogelijkheid om verder te digitaliseren en nog meer gebruik te maken van de voordelen die de cloud te bieden heeft.
