Halveer je mails in 2021

17 december 2020

We zijn alweer de tweede helft van december. Tijd om ons klaar te maken voor de feestdagen dus, en tijd voor alweer wat goede voornemens. Als ik een suggestie mag doen: Probeer in 2021 eens wat controle te krijgen over je mailbox.

Want zeg nu zelf, hoe vaak word je dagelijks gestoord door inkomende mail die eigenlijk niet heel dringend of relevant was? Hoe vaak open je je mailbox doorheen de dag en hoeveel tijd verlies je daarmee? En hoe vaak moet je in je mailbox zoeken naar informatie die je ooit ontving van een collega?

De tijd die je aan mail spendeert is ongetwijfeld hoger dan je verwacht.

Mijn advies dus: minder mails. Niet omdat dat een doel op zich hoeft te zijn, maar wel omdat het je productiviteit en samenwerking ten goede komt. En minder tijdverlies en efficiënter kennisdelen dat is een goed voornemen voor het nieuwe jaar, toch?

Hierbij mijn 6-stappen plan voor minder e-mail

Verplaats je discussies

Discussies rond je werk voeren via e-mail is niet handig. Je moet al snel verschillende keren heen-en-weer mailen en misschien zit je wel te wachten op een antwoord dat er niet snel genoeg doorkomt. En heb je nadien informatie uit de discussie nodig? Dan moet je dus gaan zoeken in je mailbox.

Verplaats deze discussies daarom naar een samenwerkingsplatform als Teams. Je kan er chatgesprekken houden met teamleden, documenten koppelen, taken bepalen én de informatie blijft vindbaar, ook voor andere leden van het team. En heb je een dringende vraag? Dan kan je bellen via Teams.

Een handige tip: Wist je dat je een ‘chat met mij in Teams’ link kan maken om bijvoorbeeld in je email handtekening te zetten? Vervang <youremailaddress> door je eigen Teams email adres in de volgende link: https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=<youremailaddress>.
(Je organisatie moet hiervoor wel ‘external access’ hebben aanstaan)

chat met mij in Teams

RIP e-mail attachments

Ok, soms is het handig om een bestand als bijlage te sturen naar een extern persoon. Maar e-mail bijlagen zijn eigenlijk not done wanneer je frequent met iemand samenwerkt. Je kent het wel; een bestand wordt zo vaak heen-en-weer gemaild dat er ondertussen verschillende versies van bestaan. Net wanneer je het nodig hebt blijk je over een verouderde versie te beschikken. Het bestand sterft ergens in je inbox, waar geen andere collega het ooit kan vinden.

Deel je bestanden daarom via OneDrive, SharePoint of Teams. Zo behoud je één versie van je bestand waaraan je samen kan werken.

CC, BCC? Stop ermee!

Je kent vast die ene collega die bij elke mail minstens 1 andere collega in CC zet. En toegegeven, soms moet je gewoon verschillende mensen ergens van op de hoogte brengen. Maar in veel gevallen is het niet de beste werkwijze. Want als elke ontvanger dan ook nog een ‘reply all’ gaat sturen dan heb je al snel een overvloed aan mails en een email conversatie die niet meer te volgen is. En vaak zijn de mails ergens halverwege al niet meer relevant voor jou.

CC’s werken trouwens ook contraproductief wanneer een actie moet ondernomen worden. Want wie is verantwoordelijk voor een taak wanneer die naar meerdere personen gestuurd werd? De kans is groot dat er ofwel naast mekaar gewerkt wordt, of dat er niemand actie onderneemt.

Ben je ongewild in een mailstorm verwikkeld geraakt? Dan kan je in een mail programma als Outlook aangeven dat je de discussie niet meer wilt volgen met de optie ‘gesprek negeren’.
Wil je taken delegeren dan kan je best een een taak aan te maken in bijvoorbeeld Tasks of Todo.

1000 woorden

Een beeld zegt meer dan.. Juist ja, 1000 woorden. Waarom zou je iets proberen uitgelegd te krijgen via mail wanneer dat te complex is en ongetwijfeld zorgt voor meer mails met vragen?

Met een tool als bombomb maak je makkelijk een videoboodschap op die je vervolgens doorstuurt. Je kan zelfs tegelijkertijd je scherm tonen zodat je precies kan laten weten wat je van de ontvanger verwacht.

Ja.. En?

Wees duidelijk in je mails en vraag ook aan je collega’s dat ze dat doen. Wil je een reactie voor een bepaalde dag of verwacht je net geen reactie? Zet het er dan bij. Stuur je een andere mail door, geef dan ook duidelijk aan wat je van de ontvanger verwacht.

Het scheelt weer heel wat onnodige mails. Zie je RE:RE:RE:RE staan dan weet je dat de mail al te vaak heen-en-weer gestuurd is en dat mail geen goed medium was voor dit gesprek.

In zulk geval had je dus wellicht beter even kunnen bellen of een korte Teams meeting opgezet.

Inkoppertje

De 6de stap die ik er zeker nog bij wou is eigenlijk een inkoppertje: Stuur zelf minder mails! Uit een onderzoek van McKinsey is gebleken dat je voor iedere verstuurde e-mail gemiddeld 1,4 mails terug krijgt.

Zelf minder mails sturen is dus een makkelijke stap om je mailbox onder controle te krijgen. Mail als het nodig is, maar gebruik andere manieren zoals je Microsoft Teams omgeving als het kan. Dat heeft namelijk heel wat voordelen:

  • Informatie en kennis blijft beschikbaar én vindbaar voor alle betrokken personen. Nieuwe collega’s kunnen ook makkelijk toegang krijgen tot de historiek wanneer dat relevant voor hen is
  • Je hebt veel meer manieren om een boodschap sneller over te brengen: chat, bel of geef commentaar rechtstreeks in een document waaraan je samenwerkt
  • Focus op wat er toe doet. Doorgaans ga je chronologisch door je mails waardoor je brein zich in korte tijd moet focussen op verschillende projecten. Binnen Teams hou je communicatie gecentraliseerd rond projecten en teams

Nog één laatste tip

Als laatste nog één tip die je niet meteen minder mails bezorgt, maar waarmee je wel tijdswinst boekt: Lees je mails op vaste momenten. 1 keer ’s morgens en 1 keer ’s middags bijvoorbeeld. Als iemand echt sneller een antwoord van je nodig hebt zal die wel chatten of bellen, niet?

Ik ben ervan overtuigd dat we met z’n allen weer controle krijgen over onze mailbox wanneer we deze tips volgen. Vond je ze nuttig? Deel ze dan gerust met je collega’s of je netwerk! Via onderstaand formulier kan je ons makkelijk bereiken mocht je bijvoorbeeld een opleiding willen in Microsoft Teams, om zo efficiënter te gaan samenwerken.

Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.