Microsoft SharePoint FAQ

Tijdens onze Microsoft SharePoint webinar behandelden we heel wat interessante vragen van SharePoint gebruikers. We verzamelden ze allemaal voor jou op deze pagina.

sharepoint faq

SharePoint – algemeen

Afhankelijk van de rechten die jou toegekend zijn, kan je dat via de SharePoint-app. 
Eens aangemeld in Office, klik je links boven op de ‘wafel’ en kies je voor SharePoint. 
Links zou je een optie moeten zien om een site te maken (indien de rechten dat toelaten). 
Weet ook dat telkens je een team maakt in Teams, je ook een site maakt op de achtergrond. 

SharePoint – lokale synchronisatie

Wanneer je de documenten synchroniseert, wordt er een kopie van die documenten op je computer opgeslagen. Die lokale documenten zijn dan verbonden met de online documenten, waardoor wijzigingen altijd op beide plaatsen worden aangebracht. 

Het laat je toe om rechtstreeks vanuit je verkenner te werken, waardoor je niet telkens online moet gaan om aan de documenten te kunnen. 

Neen, één keer synchroniseren is voldoende. De rest wordt automatisch geüpdatet. 

Dat zou je denken, maar Microsoft heeft hier iets op gevonden. Alhoewel je de documenten opgelijst ziet in je verkenner, worden ze pas gedownload wanneer je die wel degelijk gaat gebruiken. Je kan ook te allen tijde ‘free up space’ aanklikken om de documenten te verwijderen en tegelijkertijd de link naar de documenten te behouden (ze worden nog steeds opgelijst waardoor je ze snel opnieuw kan gebruiken). 

Dat kan, maar dat doe je via de OneDrive client op jouw computer. 

De synchronisatie verloopt tegenwoordig probleemloos. De nieuwe client (in Windows 10) is zeer performant en zelf heb ik nog nooit problemen ervaren. 

Dit is iets dat bijna nooit voorvalt, maar wanneer je dit wel tegenkomt, kan je de OneDrive client openen. Daar zal een melding staan en vaak ook wat je moet doen om het probleem op te lossen. 

SharePoint – metadata

Je kan het zien als labels die je aan mappen of documenten kan koppelen. Het voordeel daarvan is dat je op die metadata kan gaan zoeken of filteren door middel van views. 

Neen, dit kan enkel in SharePoint. 

Ja, je kan er zoveel toevoegen als je wilt. 

Dat doe je door ‘views’ aan te maken en op te slaan. Je kan die zowel voor jezelf aanmaken als deze publiek maken. Je kan er ook zoveel maken als je wenst. 

Uiteraard. Dit kan je doen door op een kolomnaam te klikken -> aanpassen -> rechts klikken op ‘verwijderen’. Het kan ook via de bibliotheekinstellingen. 

Ja, dat is nog steeds mogelijk in SharePoint Online. 

SharePoint – rechten

Binnen SharePoint worden alle toegangen gebaseerd op rechten. Het is dus heel veilig. 

Dit kan op veel niveaus, maar de belangrijkste zijn site-, documentenbibliotheek, map– en documentniveau. 

Standaard heeft ook een admin geen toegang tot andere sites, maar kan hij/zij zichzelf wel rechten geven. 

SharePoint – bestanden

Standaard kunnen enkel de leden van de site aan de documenten. Dit kan natuurlijk veranderen wanneer je met rechten gaat werken 

Dat kan! Als je de toegangen bekijkt van een map, kan je daar kiezen om de map of documenten met andere mensen te delen. 

Ja, dat kan. 

Neen, dat is een correcte manier om te delen met externen. 

Je kan werken met metadata en views, of gebruik maken van de search binnen SharePoint. 

Neen, maar hier kan je OneNote voor gebruiken. Mails kunnen rechtstreeks naar OneNote worden verstuurd. De OneNote kan dan op zijn beurt wel in SharePoint worden opgeslagen. 

Ja, dat kan door een document uit te checken (rechter muisklik -> meer -> uitchecken). Vergeet niet het document opnieuw in te checken eens je klaar bent. 

Dat kan! Elk document beschikt over 100 actieve versies. Dat betekent dat je ver terug kan om een document te herstellen. Dit kan je doen via versiebeheer: rechter muisklik op document -> versiebeheer. 

Een versie heeft verschillende triggers. Bij sommige wijzigingen, bij het wijzigen van de metadata van een document, bij het gelijktijdig aanpassen van een document en periodiek tijdens het bewerken van een document. 

Neen, enkel in SharePoint zelf. 

Ja. 

Verwijderde documenten vind je terug in de recycle bin en die blijven daar 93 dagen lang. 
Na die 93 dagen kan de admin contact nemen met Microsoft en gebruik maken van hun back-ups. 

Je kan dat op verschillende manieren doen. Werken met rechten, een document uitchecken of waarschuwingen zetten op de documenten kunnen hier bij helpen. 

Neen, die blijven behouden. 

Selecteer een document/map en klik dan boven rechts op de ‘i’. 

Dat kan zeker! Je kan perfect op map– en documentniveau een waarschuwing gaan instellen en dit doe je zo: rechts klikken op het document -> waarschuw me aanklikken en daar de nodige gegevens toevoegen. 

Afhankelijk van wat ingesteld werd, kan een bestand maximum 15GB groot zijn. Indien het een bestand is dat aan een lijst hangt, is de max. grootte 250MB. 

Load More

Het antwoord op je vraag niet gevonden? Stuur deze gerust door naar info@techne.be. Onze social media pagina’s met heel wat tips en tricks vind je hier: Facebook, Twitter en LinkedIn.