VPN best practices

Sinds vorige week zijn mensen massaal gaan thuiswerken en onze helpdesk kreeg dan ook heel wat vragen binnen rond werken vanop afstand. In deze blogpost delen we de belangrijkste best practices voor het werken via een VPN verbinding.

VPN best practices

Opgelet; voor specifieke support vragen kan je onze helpdesk steeds via de gekende weg contacteren. Heb je bijvoorbeeld problemen met het opzetten van een VPN verbinding of krijg je een bepaalde software niet werkende via VPN, contacteer ons dan via helpdesk@techne.be of 026690030.

Wat is een vpn?

Door gebruik te maken van een VPN (Virtual private network) kunnen gebruikers veilig verbinding maken met hun kantoor, het netwerk en de server. Je internetverkeer wordt daarvoor door een ‘versleutelde virtuele tunnel’ gestuurd. Om gebruik te maken van een VPN moet je een applicatie installeren op je toestel (pc, laptop, gsm of tablet).

VPN best practices

Heel wat vragen van mensen die thuiswerken via een VPN verbinding gaan rond de snelheid van die verbinding. Weet dat je VPN verbinding nooit zo snel zal zijn als mocht je gewoon op kantoor werken. Zowel de snelheid van de internetverbinding op kantoor als die bij je thuis hebben invloed op hoe de VPN verbinding zal lopen. Er zijn wel enkele stappen die je kan nemen voor een vlotte verbinding:

Blijf niet de hele dag geconnecteerd

Wanneer je VPN gebruikt hoef je niet de hele dag geconnecteerd te blijven. Van zodra je ingelogd bent kan je het bestand waaraan je wil werken lokaal bewaren in een folder op je PC. De VPN verbinding kan je vervolgens uitschakelen terwijl je aan het bestand werkt. Eens je klaar bent kan je opnieuw verbinden en het bestand uploaden naar de server. Door niet rechtstreeks aan een bestand op de server te werken moet er minder data heen-en-weer gestuurd worden.

Denk er daarbij aan; je staat niet in de file, je bent de file. Hoe minder bandbreedte jij inneemt op het netwerk, hoe vlotter jouw collega’s ook kunnen werken.

Ook wanneer je even niet aan je computer bent is het goed je VPN verbinding te verbreken, om de veiligheid te garanderen. Uiteraard wanneer je je in een publieke plaats bevindt, maar ook wanneer je kinderen bijvoorbeeld in de buurt zijn.

Sync regelmatig, bewaar niet al je documenten lokaal

Vaak wordt gebruik gemaakt van ‘folder redirection’ om bepaalde folders op je toestel te synchroniseren met de server. Zo wordt ervoor gezorgd dat je zakelijke bestanden niet op je toestel blijven staan maar op een gedeelde locatie komen te staan. Op die manier zijn de bestanden veilig mocht je toestel beschadigd raken of zoek raken.

Veelal is caching ingeschakeld bij deze folder redirection. Zo kan je bestanden ook tijdelijk lokaal bewaren wanneer je niet verbonden bent via VPN. Deze cache is echter beperkt in grootte. Bewaar je verschillende grote bestanden lokaal op je bureaublad of documenten folder, dan bestaat de kans dat je documenten kwijtraakt wanneer je opnieuw gaat verbinden. Werk daarom zoveel mogelijk rechtstreeks op de server of connecteer regelmatig, lukt dat niet denk dan aan een alternatieve oplossing als Google OneDrive om je bestanden te synchroniseren met de cloud.

Ruim je oude bestanden op

Iedereen die kan thuiswerken doet dat vandaag. Daardoor neemt de load op de server toe. Stel dat 100 medewerkers elk 10 GB aan data syncen met de server, dan wil dat zeggen dat er 1TB aan data extra op de server komt te staan.

Maak daarom even de tijd om onnodige, verouderde of gearchiveerde bestanden te verwijderen van de server.

Gebruik webversies waar mogelijk

Cloud gebaseerde apps zoals Microsoft Office 365 (bekijk hier een overzicht van alle Office 365 apps) en Google G Suite hebben webversies die je kan gebruiken. Gebruik die waar mogelijk, je hebt dan geen VPN verbinding nodig. Gebruik je bijvoorbeeld Outlook voor je e-mails, ga dan naar outlook.office.com om de webversie te gebruiken in plaats van de lokale applicatie. Hoewel deze vaak iets minder functionaliteiten hebben werken ze wel vlot en gebruiksvriendelijk.

Weet je niet zeker of de software die jij gebruikt zo’n webversie heeft? Kijk dan zeker eens op de website van de fabrikant.

Thuisnetwerk best practices

Zoals ik al eerder zei; je internetconnectie thuis heeft een grote impact op de snelheid van je VPN verbinding. Hier zijn enkele zaken waarmee je rekening kan houden voor een vlotte verbinding:

  • Sluit je computer via een netwerkkabel aan op je thuisnetwerk, in plaats van het wifi netwerk te gebruiken. Je verbinding is dan doorgaans sneller.
  • Waarschijnlijk heb je ook kinderen of een partner die tijdens de COVID-crisis thuis zitten. De kans is groot dat zij dan ook gebruik maken van het internet. Beperk waar mogelijk de applicaties die veel bandbreedte innemen. Denk bijvoorbeeld aan het streamen van video met bv Netflix of videogames zoals World Of Warcraft. Ook wanneer je een videoconferentie wil houden terwijl je over VPN werkt zal de kwaliteit van je verbinding daaronder lijden.
    Blijf je niet de hele dag geconnecteerd en werk je lokaal aan je bestanden zoals we in de eerste tip aangaven, dan kunnen je huisgenoten in die tijd uiteraard wel volop gebruik maken van de internetverbinding.

Aangezien we met z’n allen de komende weken blijven thuiswerken zullen we geregeld tips delen via onze website en social media. We monitoren daarom alle vragen die binnenkomen van onze klanten, maar heb je zelf ook een vraag, stuur die dan gerust door naar info@techne.be of bel ons via 02/6690030. Onze social media pagina’s vind je hier: Facebook, Twitter en LinkedIn.