Lopen je cloud kosten hoog op? Druk je kosten met deze 5 tips

26 september 2019

kosten berekenen

Heel wat organisaties hebben de laatste jaren hun hardware, software, data en toepassingen verhuisd naar de cloud. De voornaamste reden daarvoor is de ontzorging van het onderhoud en de daarbij horende kosten. Toch zien organisaties net die kosten vaak onnodig hoog oplopen. In deze blogpost geven we 5 tips om jouw cloud kost te drukken.

Geen standalones

Cloudservices zijn er in alle soorten en maten. Veel services zijn ‘standalone’ en dat kan bijdragen aan stijgende Cloud-kosten.

De maandelijkse kost voor die afzonderlijke services is vaak laag. Ze laten echter wel je cloud-budget in de hoogte schieten wanneer je niet oplet.  Want zoals je weet bestaat je bedrijfsvoering uit heel wat verschillende facetten en voor elk onderdeel vind je wel een uitstekende oplossing om je te ondersteunen. Let je niet op, dan eindig je met heel wat losstaande cloud diensten die moeilijk integreren met mekaar. Met tijdverlies en onnodige kosten tot gevolg.

De beste manier om dit probleem te voorkomen, is een serviceprovider te vinden die een reeks producten aanbiedt die allen samenwerken. Dit is vaak een goedkopere oplossing dan een groep standalone producten. Bovendien biedt kopen bij één provider een centraal punt van probleemoplossing, wat je gaandeweg veel tijd en geld zal besparen.

Het beste voorbeeld dat ik je hierbij kan geven is Office 365.  Voor elke cloud applicatie in het Office 365 pakket vind je zonder moeite 10 alternatieven. Die zijn vaak uitstekend in wat ze doen en ze zien er misschien zelfs beter uit dan de Office 365 oplossing. Maar dat weegt niet op tegen de manier waarop alle Office 365 applicaties integreren én het feit dat je alle applicaties voor 1 vast bedrag kan huren. Geen onaangename verrassingen dus aan het eind van de maand.

Ervaring telt

Wil je een zelfstandige Cloud-service integreren, laat je dan bijstaan door een ervaren consultant. Integraties zijn vaak complex en fouten kunnen downtime en verlies van data veroorzaken. Iemand die regelmatig zulke integraties opzet kent de valkuilen en kan de klus doorgaans in minder tijd afmaken. En dat leidt uiteraard tot lagere kosten én gemoedsrust.

Hoe belangrijk zijn je back-ups?

Als je al je gegevens op dezelfde manier behandelt, kan de opslag van cloud back-ups heel snel erg duur worden. Om die kosten laag te houden, kan je nagaan welke data je precies in de cloud wil houden:

  • Hoeveel versies van deze gegevens heb je nodig om op lange termijn te bewaren? Hoe meer versies je opslaat, hoe meer de cloudopslag gaat kosten.
  • Aan welke wettelijke eisen moet je voldoen? Sommige van je gegevens moeten mogelijk bijvoorbeeld vijf jaar nog toegankelijk zijn, terwijl andere gegevens bijvoorbeeld na negentig dagen verwijderd kunnen worden.
  • Hoe snel moet je toegang moeten hebben tot de back-up en restore? Minder kritische data kan bijvoorbeeld bewaard worden op een lokale server.

Gebruikers verwijderen

Veel cloud serviceproviders brengen kosten in rekening op basis van het aantal gebruikers dat je organisatie in hun systeem heeft. Als je die lijst met gebruikers niet bijhoudt, zou je kunnen betalen voor mensen die het bedrijf al lang hebben verlaten.

Om dit te voorkomen, moet je procedures instellen waarmee gebruikers indien nodig uit het systeem worden verwijderd. Daarnaast is het handig om een regelmatige audit te plannen, eens in de zes maanden tot een jaar, om ervoor te zorgen dat de gebruikerslijst in de Cloud up-to-date is.

Proactief monitoren

Een laatste, maar minstens even belangrijke tip; vraag je cloud provider of hij je account proactief controleert. Op die manier kan hij je waarschuwen voor een probleem voordat het een écht probleem wordt. Dit is vooral belangrijk als je een “pay-as-you-go” -licentie hebt die kosten in rekening brengt op basis van het gebruik van bronnen en opslag.

Op die manier voorkom je onaangename verrassingen bij het openen van de maandelijkse factuur van je cloud serviceprovider. Aarzel ook niet om je serviceprovider om advies te vragen wat betreft kostenbeheer.

Extra tip (wellicht de belangrijkste!)

Er is nog een extra tip, naar aanleiding van de Insight Technology Index 2019. Daarin blijkt immers dat niet minder dan 30% (!) van alle cloud uitgaven naar ongebruikte diensten gaat.

Deze tip leek zo vanzelfsprekend dat we hem eerder niet opnamen in dit artikel. Maar er wordt dus heel wat geld uitgegeven aan diensten die niet gebruikt worden. 30% maar liefst. Vaak ontstaat zo’n probleem doordat er teveel verschillende oplossingen in gebruik zijn, waar niet iedereen het bestaan van weet. Zorg daarom voor een duidelijk overzicht van de gebruikte oplossingen en communiceer duidelijk naar je medewerkers welke oplossingen zij horen te gebruiken.

Heb je ondanks deze tips nog vragen over je cloud kost? Wil je bijkomend advies of een audit om je cloud kost te drukken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@techne.be of 02/669 00 30.

Afbeelding credit: katemangostar - www.freepik.com
Jij hebt doelen, wij hebben de technologie om ze te helpen bereiken.

Wacht je op een goed moment om je vraag te stellen? Nu is het perfecte moment. Neem nu vrijblijvend contact met ons op.