Teams, dé tool om efficiënt samen te werken vanop afstand

microsoft teams laptop

De coronacrisis vergt grote inspanningen van zowel organisaties als hun medewerkers. Om het virus in te perken zijn bedrijven verplicht om hun werknemers te laten thuiswerken. En dat is een grote uitdaging voor organisaties waar dat vandaag nog niet de norm is. Want hoe blijven medewerkers in contact? Hoe zorg je ervoor dat informatie efficiënt gedeeld én centraal bewaard wordt? Hoe coördineer je taken? Welke tools heb je nodig en hoe zorg je dat iedereen weet hoe deze te gebruiken?

Ook bij Techne trachten we onze klanten zoveel mogelijk van thuis uit te ondersteunen. Om productief te blijven en informatie efficiënt te delen met mekaar maken we voornamelijk gebruik van Microsoft Teams. Ik laat je in deze blogpost zien hoe wij Microsoft Teams inzetten en hoe je zelf eenvoudig aan de slag kan.

Zo willen we je helpen het hoofd te bieden aan deze crisis en, als het een lichtpunt mag zijn in deze moeilijke periode, je meteen klaarmaken voor de nieuwe manier van werken waar je ook na de Coronacrisis de vruchten van kan plukken.

Teams in een notedop

Teams is onderdeel van het Office 365 pakket en is dé hub voor samenwerken en communiceren binnen teams. Het maakt communicatie rond bestanden en projecten makkelijk en inzichtelijk en biedt een gebruikersvriendelijke, veilige en geïntegreerde oplossing om samen te werken en digitaal te vergaderen. Zowel intern als extern.

Dat maakt de relevantie van Microsoft Teams vandaag groter dan ooit. Het helpt je om de samenwerking met collega’s in stand te houden; taken plannen, informatie delen, aan projecten werken, vergaderen, … Zo behoud je je bedrijfscontinuïteit zelfs nu al je medewerkers van thuis uit werken.

Gebruik Microsoft Teams, ook wanneer je geen Office 365 licenties hebt

Om bedrijven door deze moeilijke periode te helpen biedt Microsoft de mogelijkheid om nu 6 maanden gratis gebruik te maken van Microsoft Teams. Meer specifiek gaat het om een trial van Office 365 E1 waarvan Teams deel uitmaakt.

Je kan Microsoft Teams ook gratis gebruiken, maar de gratis versie heeft enkele beperkingen. Wij raden aan om minstens een Office 365 Essentials pakket te nemen, dit kost voor bedrijven €4,20 per gebruiker, per maand.

Nonprofits betalen €2,50 per gebruiker, per maand.  Nonprofits die geen Office toepassingen als excel, word, PowerPoint en Outlook nodig hebben kunnen tot 300 gebruikers gratis gebruik maken van het ‘Office 365 Nonprofit Business Essentials‘ pakket.

Weet je niet zeker welke licenties het meest voor jou geschikt zijn dan bekijken we dat graag samen met jou.

Er is een Teams app beschikbaar voor iOS, Android en Windows, voor mobiel en PC. Als je organisatie reeds een licentie voor Office 365 heeft, dan kan je reeds gebruik maken van Teams. Heb je Teams nog niet, volg dan deze stappen:

  • Om gebruik te maken van de 6 maanden gratis Microsoft Teams moet je even contact opnemen met Techne of je Microsoft partner. Hij kan dit voor jou activeren
  • Werk je in het onderwijs en wil je voor leraren of studenten Teams uitrollen? Dan kan je dat gratis doen via deze link.

Microsoft Teams crisis Communication app

Ben je al gekend met Teams en wil je deze tool nog beter benutten voor je crisis communicatie, bekijk dan zeker de ‘Crisis Communication App’ binnen Teams. Tijdens een crisis zoals vandaag zitten je medewerkers met heel wat vragen en onzekerheden. De app biedt je de mogelijkheid om je medewerkers op de hoogte te houden van de laatste informatie en ontwikkelingen en hoe je als organisatie omgaat met de gebeurtenissen.

De Crisis Communication app is gratis te downloaden en gebruiken. Het helpt je content rond deze crisis te centraliseren en informatie organisatiebreed te delen via onder andere nieuws en faq’s. Medewerkers vinden er ook het laatste nieuws en aanbevelingen vanuit de overheid en experts.

Door de app te koppelen aan Power Apps krijg je een dynamisch portaal waar mensen vragen kunnen stellen, met daaraan gekoppelde acties. Microsoft zal de komende tijd nog nieuwe functies toevoegen binnen deze Crisis Communication app.

Hoe je aan de slag gaat met deze app lees je hier.

Teams crisis communication app

Interessante Teams Bronnen

Artikels: alles wat je moet weten over Teams

Wil je eerst de mogelijkheden van Teams wat ontdekken? We schreven een tijd geleden een interessante blogpost over beter samenwerken met Microsoft Teams. Twijfel je nog of Teams de geschikte tool is en overweeg je Slack te gebruiken? Lees dan onze uitgebreide vergelijking tussen Microsoft Teams en Slack.

Microsoft Teams gebruikersgids en interactieve Demo

Beschik je reeds over Microsoft Teams maar ligt de gebruikersadoptie te laag, omdat je mensen niet weten waar te starten? Hier zijn enkele interessante bronnen.

Teams gebruikersgids

Microsoft Teams trainingvideo’s

Of bekijk deze trainingvideo’s waarin de voornaamste mogelijkheden van Microsoft Teams besproken worden.

Microsoft zelf stelt ook verschillende nuttige Engelstalige video’s ter beschikking:

Teams for beginners

Chat, calls & meetings

Content sharing

Vaak gestelde vragen

Teams – algemeen

Je kan Teams gebruiken voor het geven van een webinar en deze recorden om later te delen met anderen.

Het toelaten van externen is iets dat moet geactiveerd worden door de beheerder van je Teams/SharePoint omgeving.

Om ook gebruik te maken van de Teams applicatie en al de bijhorende functionaliteiten is een Microsoft-account nodig.
Om deel te nemen aan vergaderingen NIET.

Absoluut! Teams kan je perfect downloaden op je IPhone of Android toestel.
Je meld je daarna gewoon aan met jouw Office 365-account.

Dat kan zeker. Bij het aanmaken van een team heb je keuze uit het maken van een volledig nieuw team, of het maken van een team op basis van een bestaande SharePoint groep.

Ja en neen. De applicatie zal werken, maar zal beperkt zijn. Je zal bijvoorbeeld externe applicaties moeten toevoegen voor het opslaan van gedeelde documenten. Om het meeste te halen uit Microsoft Teams, raden we aan om minstens de licentie Microsoft Business Essentials aan te schaffen (4.20€ per gebruiker per maand).

Absoluut.

Je vindt dit allemaal op de website van Microsoft. Heb je bijkomende ondersteuning nodig, neem dan gerust contact op met ons.

Dat kan zeker! Je hoeft enkel de Teams-applicatie te downloaden en installeren, en je aan te melden met je werkaccount. Dit is bijna altijd jouw werk e-mailadres. 

Momenteel is dat geen optie, maar Microsoft liet onlangs weten dat ze hier binnenkort werk van maken. 

Hiervoor verwijs ik graag naar onze Teams Checklist waar dit in detail wordt besproken.

Teams voert automatisch de nodige updates uit, wat betekent dat nieuwe functionaliteiten ook automatisch worden toegevoegd.

Teams – chats

Er is een limiet van 100 mensen, maar we raden het niet aan.
Als je met zoveel mensen wil chatten gebruik je best kanalen (in een team).

Category: Teams – chats

De historiek is zichtbaar voor mensen die later de chat vervoegen.

Category: Teams – chats

Dat kan door een videogesprek te starten. Je vindt die knop rechtsboven.

Category: Teams – chats

Dat kan op voorwaarde dat dit geactiveerd is door de administrator.

Category: Teams – chats

Dat kan zeker. Het document staat op de persoonlijke OneDrive van de persoon die het document heeft gedeeld. Je kan via die weg het delen stoppen.

Category: Teams – chats

Wanneer je een nieuw chatbericht krijgt, komt er net zoals bij Facebook een rood bolletje tevoorschijn naast het icoontje van de chat. Eens het bericht is gelezen verdwijnt het bolletje terug. 

Category: Teams – chats

Neen, dit is momenteel helaas niet mogelijk. 

Category: Teams – chats

Ja, dat kan. Die instellingen vind je in het Teams Admin Center.

Category: Teams – chats

Teams – teams

Neen, je kan enkel de inhoud zien van het team waarvan je lid bent.

Category: Teams – teams

Door het ‘Facebook-model’ van de conversaties in kanalen, kan je op een overzichtelijke manier op specifieke berichten gaan reageren. Dit vermijdt ‘reply to all’-kettingmails en zorgt ervoor dat je geen tien verschillende versies hebt van een gedeeld document.

Category: Teams – teams

Je kan ze één per één toevoegen, maar je kan ook ‘O365 Security Groups’ toevoegen om zo iedereen in die groep in één keer lid te maken. Indien jouw team publiek is, kunnen mensen hun eigen toevoegen aan het team en hoef jij dat niet te doen.

Category: Teams – teams

Dit is een instelling en jouw administrator kan dat voor je activeren.

Category: Teams – teams

Je kan een team gaan ‘archiveren’. Op die manier is het team inactief en kan er niets aan gewijzigd worden, maar blijft het tegelijkertijd ook behouden. Indien je dat team opnieuw wil gebruiken kan je het gewoon opnieuw activeren.  

Category: Teams – teams

Een team kan tot vijf duizend leden hebben.

Category: Teams – teams

Dat kan, maar enkel als jij het team hebt gemaakt of als je ‘owner-rechten’ hebt gekregen.

Category: Teams – teams

Dit komt doordat er voor elk kanaal een folder wordt aangemaakt binnen SharePoint.
Als je het kanaal verwijdert, blijft de folder bestaan op de SharePoint, en is de naam dus al genomen.

Category: Teams – teams

Dat kan zeker! Een teameigenaar kan naar ‘team beheren’ gaan en bij leden mensen promoveren van lid naar eigenaar.

Category: Teams – teams

Het kanaal ‘Algemeen’ wordt automatisch aangemaakt en je kan de naam ook niet wijzigen.

Category: Teams – teams

Neen, Wiki is een gedeelde OneNote binnen het team.

Category: Teams – teams

Elk team kan tot 5000 leden bevatten en dat kunnen zowel interne als externe leden zijn.
De richtlijnen van Microsoft geven aan dat je in theorie maximum 5 guests per licentie mag hebben, maar in werkelijkheid is er geen limiet.

Category: Teams – teams

Teams – documenten

In een team kan elk lid van het team aan de documenten van dat specifiek team.
Dus, een lid van Team A kan aan alle documenten van Team A maar niet van Team B.

In een chat kunnen alle deelnemers van de chat aan de gedeeld documenten binnen diezelfde chat.

Een team is altijd gelinkt aan een SharePoint-groep. In die groep wordt er een aparte folder aangemaakt voor elk kanaal in jouw team en in die folders worden de documenten bewaard.

Standaard heeft iedereen schrijfrechten. Dit kan aangepast worden via SharePoint maar dit is al geavanceerd.

Versiebeheer staat standaard aan waardoor men te allen tijde tot 100 versies heeft van elk aangepast document. Op die manier kunnen documenten hersteld worden naar een vorige versie.

Ja, dat kan. Je kan lokale documenten delen en opladen in Teams.

Wanneer je een team verwijdert, dan verwijder je ook alle documenten in dat team. 
Indien je dit wil ongedaan maken, heeft jouw administrator 90 dagen om het team te herstellen. 
Een ander manier van werken is het archiveren van een Team. Zie rubriek ‘Teams’. 

Dat klopt volledig. Die externe organisatie heeft enkel toegang tot de documenten van het team waar ze in zit. 

Absoluut! Je hebt back-ups, versiebeheer, het is van overal bereikbaar en je hebt enorm veel mogelijkheden op vlak van security, rechten en governance.

Dat kan, maar het hangt af van de gekozen instellingen. Als de externe medewerker deel uitmaakt van het team, kan hij/zij standaard de documenten bewerken.

Teams – meetings

Dit kan met maximum 250 mensen maar dit is uiteraard niet aangeraden.

Je kan dit doen vanuit de agenda in Teams of via jouw Outlook agenda. Eens je Teams hebt geïnstalleerd heb je in Outlook een optie om ‘nieuwe Teams-vergadering’ op te zetten. Op die manier wordt de link naar de vergadering automatisch toegevoegd aan je e-mail.

Dat kan! In de uitnodiging is een optie om de vergadering te volgen via de webapplicatie van Teams.

Tijdens een vergadering heb je de optie om de ‘notulen weer te geven’. Wanneer je dat doet, kan je rechts notities nemen. Deze notities belanden dan in de Wiki van het kanaal.

Hier is de Wiki een integratie van OneNote dat jou in staat stelt notities te nemen tijdens een vergadering.

Vier is het maximum, maar de persoon die aan het woord is wordt altijd op het scherm getoond. Het beeld verandert dus naargelang wie aan het woord is.

Ja, dat kan. Tijdens het presenteren kan de spreker nog steeds zien in een klein schermpje, onder de presentatie zelf. 

Nog niet, maar het is iets dat in de nabije toekomst zal worden toegevoegd. 

Dat kan zeker. Tijdens een meeting vind je die optie onderaan, via de knop met de drie puntjes. 

Ja, dat kan. Als organisator van de meeting kan jij iedereen muten of unmuten.
Die optie vindt je rechtsboven in de chat. Het is dan belangrijk dat je de rest de rol van ‘attendee’ geeft. Dit kan je doen bij de ‘meeting options’, wat je onderaan de link in de invite vindt.

Dit kan enkel indien je een audioconference doet in plaats van een videoconference.

Iedereen binnen het team heeft toegang tot de opname.

Teams – agenda

De agenda die je ziet is jouw persoonlijke agenda en is gesynchroniseerd met jouw Outlook agenda.

Onrechtstreeks, wel. Je Teams agenda is eigenlijk een integratie van jouw Outlook-agenda en aangezien je je Outlook agenda kan syncen met je Gmail kan je dit dus ook zien in je Teams agenda.

Dit komt omdat je organisatie niet beschikt over Exchange Online. 

Teams – telefonie

Dat kan als je een E5 licentie hebt. Zo niet ga je een extra Microsoft dienst moeten aanschaffen.

Dit kan als je een E5 licentie hebt. Zo niet ga je een extra Microsoft dienst moeten aanschaffen.

Teams – zoom

Het hangt af van wat je wil doen.
Bij één-op-één gesprekken is Zoom volledig gratis en ongelimiteerd.

Voor vergaderingen kan je tot 40min. vergaderen met een maximum van 100 mensen.
Als je langer wil kunnen vergaderen, dan moet je inderdaad betalen.

Category: Teams – zoom

Neen, dit is geen vereiste.

Category: Teams – zoom

Teams – live-gebeurtenissen

Deze optie is enkel beschikbaar binnen de E1, E3 en E5 licenties. Daarnaast ook in de ‘educatieve licenties’. Als je niet over de juiste licentie beschikt is die optie niet zichtbaar.

Helaas niet. Een webinar geven lukt perfect, maar alles wat errond hangt zoals onder andere marketing of inschrijvingsgeld, zit niet in de applicatie en moet dus via andere software worden gedaan.

Teams – planner

Neen, dit is momenteel niet mogelijk. Er is hier veel vraag naar maar Microsoft heeft nog niet aangegeven dit binnenkort te implementeren.

Neen, standaard is dat niet mogelijk. Je kan dit wel doen via Flow maar dat laat ik jullie zelf ontdekken.

Ja, indien ze lid zijn de groep waaraan de Planner is verbonden.

Load More

Aangezien we met z’n allen de komende weken blijven thuiswerken zullen we geregeld tips delen via onze website en social media. We monitoren daarom alle vragen die binnenkomen van onze klanten, maar heb je zelf ook een vraag, stuur die dan gerust door naar info@techne.be. Onze social media pagina’s vind je hier: Facebook, Twitter en LinkedIn.