Sinds de oprichting in 1937 is het Wit-Gele Kruis uitgegroeid tot de grootste thuisverplegingsorganisatie. De organisatie biedt patiënten de kans om zo lang mogelijk, op een verantwoorde manier, in hun vertrouwde omgeving verzorgd te worden. Aanvullende diensten zoals een zorgcentrale en personenalarmering zorgen voor een individuele totaalzorg op maat.

Om die totaalzorg te garanderen werken er vandaag zo’n 7000 mensen voor het Wit-Gele Kruis, verdeeld over 5 provinciale afdelingen. De provincies hebben elk hun autonomie maar gezamelijke opdrachten worden toevertrouwd aan de Vlaamse Federatie in Brussel. Tim Weltens heeft er, als stafmedewerker ICT & innovatie, een belangrijke coördinerende en adviserende rol. Anderhalf jaar geleden kwam hij voor een grote uitdaging te staan.

Verouderde ICT staat vlotte Samenwerking in de weg

“Na een personeelswissel werd mij gevraagd de verantwoordelijkheid voor ICT en innovatie op te nemen. Dat omvatte enerzijds de IT voor de 20 mensen in Brussel, maar ook de infrastructuur, netwerk en tools die nodig waren om te communiceren naar externe medewerkers en partners. En die oplossingen bleken enorm verouderd en ontoereikend.”

“Het was duidelijk dat een grote vernieuwing nodig was. En daar is heel wat kennis voor nodig. We overwogen een interne IT-er aan te nemen maar begrepen al snel dat niemand al die nodige expertise kon hebben. We besloten daarom een externe partner te zoeken. Techne viel ons meteen op omdat zij voor heel wat VZW’s werken.”

Veilig werken vanop afstand

De eerste gesprekken met Tim waren heel boeiend. Uiteraard is het Wit-Gele Kruis een mooie organisatie met een grote maatschappelijke meerwaarde, maar daarbovenop was er een duidelijke visie op het vlak van innovatie. En daar dragen we bij Techne graag ons steentje aan bij.

“Het contact was meteen goed en we lanceerden heel wat projecten”, gaat Tim verder. “We zorgden er bijvoorbeeld voor dat iedereen perfect vanop locatie of van thuis uit kan werken. We gaven hen laptops, zorgden dat ze veilig verbinding konden maken met ons netwerk en rolden ook VoIP uit met 3CX. Op die manier zijn onze mensen op 1 nummer bereikbaar, waar ze ook zijn. Onze IT is nu stabiel en draait 24/7.”

Verschillende uitdagingen getackeld

“Ik heb een goede band met de mensen van Techne. We hebben uiteraard onze vaste contactpersoon, maar ook de medewerkers van de helpdesk zijn goed op de hoogte van onze IT-omgeving. Zij zijn hiervoor zelfs bij ons langsgeweest. We merken dat we daardoor steeds kunnen rekenen op een vlotte ondersteuning. Wat voor mij ook belangrijk is dat zij hun hand niet omdraaien voor een uitdaging. Voor een van onze datasystemen was een vrij specifieke oplossing nodig met een SAS-server. De mensen van Techne hebben ook dit project begeleid met de externe dienstverlener en een oplossing in colocatie voorzien.”

Ook op het vlak van beveiliging heeft een organisatie als het Wit-Gele kruis best wat uitdagingen. Zij verwerken uiteraard heel wat gevoelige informatie en de GDPR wetgeving heeft daardoor op hen een grote impact.

GDPR

“Beveliging was inderdaad een belangrijk aandachtspunt. Inmiddels hadden we de basis goed op orde, met onder andere nieuwe firewalls, gescheiden virtuele machines en goede user policies. Om veilig bestanden te kunnen delen gebruiken we SharePoint en OneDrive, waarvoor we ondersteuning kregen van Cognit, het zusterbedrijf van Techne. Voor het delen van informatie met mensen buiten onze organisatie miste SharePoint echter aan gebruiksgemak, wat de aanzet was voor het meest recente project met Techne; het encrypteren van onze Outlook mails.”

“De oplossing is heel straight-forward. Met 1 klik op de knop zorgen we ervoor dat onze mail versleuteld wordt verzonden. Wanneer bepaalde woorden in de onderwerpregel gebruikt worden, gebeurt die encryptie zelfs volledig automatisch. Op die manier kunnen we gevoelige informatie veilig versturen.”

Persoonlijk contact

“Ik heb niets dan lof over de samenwerking met Techne. Ik merk dat het bedrijf goed loopt en de medewerkers vullen mekaar perfect aan. We hebben een persoonlijk contact met onze vaste contacten en zij aarzelen niet om er een collega bij te halen indien er meer gespecialiseerde kennis nodig is. Techne blijft een belangrijke adviserende en ondersteunende rol spelen voor het Wit-Gele Kruis.”