Orbius is een advocatenkantoor uit de Brusselse randgemeente Dilbeek. Het Orbius-team bestaat uit 10 advocaten, elk met hun eigen specialisatie en een focus op ondernemingsrecht. Daarmee zijn zij hét aanspreekpunt voor advies, het opstellen van contracten, alternatieve geschillenregeling en procesvoering.

Orbius streeft altijd naar een uitstekende service. Snelle, efficiënte en persoonlijke communicatie zijn daarbij enorm belangrijk. Als klant verander je er niet in een stemloze dossiermap. Het kantoor zet sterk in op een moderne ICT-omgeving om die belofte waar te maken.

Digitaliseringstraject ingezet

Jean Van den Bergh, mede-eigenaar van Orbius: “Het digitaliseringstraject is bij ons al lange tijd ingezet, al voor de hele corona-problematiek. Qua papierverbruik zijn we al gehalveerd doordat we efficiënter digitaal samenwerken aan documenten. Ons ultieme doel is een papierloos kantoor en dat willen we stapsgewijs bereiken.

De basis is uiteraard een stevige en veilige IT-onderbouw. En die moest in eerste instantie aangepakt worden om het werken op afstand te vergemakkelijken. Want dat was vaak een hinderpaal. Zo konden wij enkel werken vanop afstand op dat toestel dat daarvoor geconfigureerd was én wanneer wij de token bij hadden. Was je die vergeten, dan kon je niet inloggen. Ook wanneer het internet niet stabiel was, of we niet door de firewall geraakten door onze strenge beveiligingsregels konden wij niet werken.”

Oplossingen blijven op zich wachten en persoonlijk advies blijft uit

“Aangezien we zelf geen informaticamensen in dienst hebben moeten we voor zo een traject kunnen vertrouwen op een partner die ons begeleidt en proactief advies geeft. En dat was helaas bij onze vorige IT-partner niet het geval. Het bedrijf – eigenlijk onze softwareleverancier – was opgeslorpt door een multinational waardoor de persoonlijke aanpak al snel wegviel.

Om een voorbeeld te geven; onze infrastructuur was verouderd en daar moesten wij zelf achter komen. Daarbovenop verliepen andere diensten zoals de telefonie nog via een andere partner waardoor we niet 1 aanspreekpunt hadden. Was er een probleem, dan werd er vaak met de vinger gewezen en wilden partners onderling geen informatie delen, waardoor een oplossing lang op zich liet wachten. En dat terwijl we wel goed betaalden voor hun diensten.”

1 partner met uitgebreide expertise

Voor Orbius was dit het teken dat zij op zoek moesten naar een andere ICT-partner. Zij spraken hun netwerk aan en kwamen zo terecht bij Techne.

Jean Van den Bergh: “Techne zit in de regio, is zelf een KMO én werd aanbevolen door een bevriend advocatenkantoor. Daarmee vinkten zij meteen de belangrijkste vereisten af.

Onze organisaties zijn ook vergelijkbaar; de juridische wereld wordt steeds complexer waardoor gecombineerde ervaring en kennis van de verschillende rechtsdomeinen enorm belangrijk is voor een goede dienstverlening. Ik geloof dat dat voor technologie niet anders is en daarom is het belangrijk dat Techne ook de juiste profielen in huis heeft om ons bij alle facetten van onze ICT-omgeving te ondersteunen.”

Vlot werken vanop afstand dankzij Windows Virtual Desktop

“Met ons eerste project wilden we dus het werken vanop afstand optimaliseren. Daarvoor zijn wij uitgekomen bij de WVD (Windows Virtual Desktop) oplossing van Microsoft.

Dankzij WVD kunnen we vandaag probleemloos werken vanop afstand. We hebben van overal toegang tot onze documenten en applicaties terwijl we toch optimaal beveiligd blijven. We zijn ook niet meer afhankelijk van 1 toestel. Op elk toestel hebben we dezelfde Microsoft 365 ervaring.

Hoe dit project met Techne verliep? Wel, de implementatie verliep vlot en de projectmatige aanpak van Techne bevalt ons enorm. Er waren 2 verantwoordelijken voor ons project; David die het project coördineerde en Jonas die zorgde voor de uitvoering.

We zetten we nu al de volgende stappen in ons digitaliseringsproces met Techne. VoIP telefonie is het volgende project waar we nu samen met Techne werk van gaan maken.”