Infano is een Centrum voor Kinderopvang dat dagelijks opvang in crèches, initiatieven voor buitenschoolse opvang en voor- en naschoolse opvang aanbiedt. Inmiddels heeft Infano meer dan 100 medewerkers die in verschillende vestigingen zorgen voor kwaliteitsvolle kinderopvang.

De kwaliteit van de kinderopvang is de voornaamste bekommernis van Infano. De IT moet zorgen dat die kwaliteit mogelijk is. Elke medewerker moet daarom vlot kunnen mailen, over de laatste versie van een bestand beschikken, data kunnen opslaan en delen. Logisch en haalbaar, ook al heeft de organisatie meer dan 100 medewerkers.

Situatie vooraf

Communicatie is steeds een belangrijk topic in een organisatie met meerdere vestigingen. Infano  koos daarom in het verleden reeds voor de cloudoplossing van Google, Google Apps. Het e-mailverkeer tussen de medewerkers verliep via Gmail en bestanden werden gedeeld via Google Drive.

Maar bestanden moesten vaak gedeeld worden met specifieke vestigingen of medewerkers. Als snel werd duidelijk dat Google Drive niet de nodige flexibiliteit biedt met betrekking tot het instellen van een rechtenstructuur. De directie koos daarom voor de aankoop van een NAS-server, waar de rechtenstructuur al iets beter beheerd kon worden.

Deze oplossing bracht echter zijn eigen problemen met zich mee. Zo waren er geregeld connectieproblemen wanneer de 100 medewerkers gelijktijdig wilden inloggen op de NAS of wanneer gewerkt werd met offline dossiers. Die laatsten werden gesynchroniseerd met de NAS van zodra de medewerkers online waren, wat opnieuw zorgde voor een overload.
Ook ging – wanneer 2 verschillende werknemers eenzelfde bestand bewerkt hadden – vaak 1 versie verloren bij het synchroniseren.

Techne adviseert en implementeert

Techne werd gecontacteerd om advies te verlenen met betrekking tot data- en kennisbeheer.
De bestaande probleempunten werden in kaart gebracht en al snel werd duidelijk dat Microsoft 365 de beste integrale oplossing bood.

De mails zouden verhuizen naar Exchange en SharePoint Online zou het centrum worden voor documentenbeheer. De NAS zou nog gebruikt worden voor opslag van statische data. De volledige migratie van de mails nam 2 weken in beslag. Gedurende die tijd konden de medewerkers gewoon doorwerken op het bestaande systeem. De volledige folder- en rechtenstructuur in SharePoint werd eveneens opgezet en de IT-verantwoordelijke kreeg beschikking over de Office 365 bulk uploader tool die door Techne en Cognit ontwikkeld werd. Dankzij deze tool kunnen grote hoeveelheden bestanden gelijktijdig gemigreerd worden, met behoud van de nodige metadata.

De situatie vandaag

Microsoft 365 is goed onthaald door de medewerkers. Die prijzen het gebruiksgemak. De software is makkelijk in te stellen op alle (mobiele) apparaten en de data synchroniseren automatisch. Microsoft Exchange biedt ook enkele specifieke voordelen ten opzichte van Gmail. Zo kunnen directiemedewerkers gelijktijdig hun persoonlijke mailbox en de [email protected] beheren. Dat was voordien niet mogelijk. Daarnaast is ook de integratie met de veelgebruikte Microft Office-werkdocumenten nu optimaal.

De bestaande NAS doet nog steeds dienst voor data-opslag zoals foto’s, terwijl de SharePoint-omgeving steeds meer de uitvalbasis wordt voor de collaboratie tussen de medewerkers. Zij beheren er bestanden, kunnen gelijktijdig samenwerken aan eenzelfde bestand en bouwen er stilaan een compleet kennisplatform op.