Essentions kiest voor digitalisering van de boekhouding

Aan een boekhouding met pen en papier kan een bedrijf veel tijd verliezen. Dat ondervonden ze ook bij Essentions, dat gespecialiseerd is in business & life coaching. Zaakvoerder Walter schakelde Techne in om de boekhouding te digitaliseren en zo een stap vooruit te zetten. “Nu werken we efficiënter en winnen we kostbare tijd.”

“Eigenlijk deed ons oude boekhoudpakket wat het moest doen”, blikt Walter terug. “Maar daarmee is alles ook gezegd. Als zaakvoerder miste ik een mobiele app of intuïtieve dashboards om te weten waar we als bedrijf stonden. Dat maakte het moeilijk om te weten te komen of we goed of slecht bezig waren. Maar ook onze offertes via dat pakket waren eigenlijk niet goed.

Wij bewaarden een offerte als pdf, stuurden die per mail naar de klant, die drukte de pdf af, tekende die, scande die in en stuurde die terug via mail.

Voor de klant was dat hoegenaamd niet gebruiksvriendelijk. Ook op vlak van visualisatie was er meer nodig. Op onze offertes stond gewoon een omschrijving van een product, je kon er geen afbeeldingen of duiding bijvoegen.”

Een bestaand pakket dat doet wat het moet doen, maar eigenlijk niet meer volstaat: die situatie komen de medewerkers van Techne geregeld tegen bij de bedrijven en organisaties waarvoor ze werken. Daarom implementeren ze efficiëntere toepassingen.

Veel minder rompslomp

“Wij wilden beter. We hebben daarom samen met Techne een online pakket gezocht dat mij als zaakvoerder enkele simpele dashboards geeft. Via de mobiele app kan ik nu snel even tussendoor kijken hoe het met de zaak gaat. Ik check een aantal indicatoren en weet waar we staan. Dat maakt mijn leven een stuk gemakkelijker. Als ik het nieuwe pakket open, zie ik meteen mijn jaaromzet, mijn kosten, mijn resultaat. Ik zie mijn lijst met klanten of leveranciers, ik zie welke facturen ik nog mag verwachten. Vroeger was het een hele rompslomp om al die gegevens bij elkaar te sprokkelen. Nu kan ik zelfs automatisch facturen laten versturen als een project in een bepaald stadium zit.”

Na analyse van enkele pakketten die Techne voorstelde, koos Essentions voor Exact Online als online boekhoudpakket. “Daaraan koppelden we ons online offertesysteem Proposify. Nu kunnen we meer intuïtieve offertes maken die de klant ook nog eens digitaal kan goedkeuren. Scannen, tekenen en terugsturen, dat is voorgoed voorbij.”

En bij die koppeling bleef het niet. Door verschillende pakketten aan elkaar te koppelen, zorgde Techne er voor dat Essentions met een performant en volledig boekhoudprogramma aan de slag kon. “Zo hebben we ook een koppeling met CodaBox, een systeem voor het automatisch verwerken van betalingen. Betalingen worden daarin automatisch gekoppeld aan bepaalde facturen. Met het bijhorende SODA-format verwerken we de lonen. Ook dat gebeurt automatisch, alweer een tijdsbesparing.”

Digitale flow

Het nieuwe pakket maakt een veel efficiëntere werking mogelijk. “Als zaakvoerder ben ik veel op de baan. Facturen die ik moest goedkeuren alvorens ze werden betaald, bleven dan ook geregeld liggen op mijn bureau of die van een collega. Daardoor liep de goedkeuringsflow snel op tot enkele weken. Dat was problematisch, zeker als we een vraag hadden bij een bepaalde factuur. Ik denk dat dat voor veel bedrijven herkenbaar is. Die flow is nu volledig gedigitaliseerd. Komt er een factuur binnen, dan gaat die in onze goedkeuringsmotor Blue 10. Afhankelijk van de leverancier en de grootorde worden automatisch acties ondernomen. En zo wordt bepaald wie goedkeuring moet geven.”

Techne voerde dergelijk project ook al uit voor andere klanten en die reageren veelal enthousiast. Zo verving Techne het werken met pen en papier bij interieurspecialist Van Overstraeten. Ook daar zorgt een geautomatiseerde afhandeling voor een veel vlottere flow. De digitalisering is daar nog in versie 1.0, maar heeft nu al een enorm positieve impact.

Training op maat

Om bedrijven als Essentions en Van Overstraeten op weg te zetten met een digitale boekhouding, analyseert Techne altijd eerst de werking van het bedrijf. We zitten samen met de administratie en bespreken hoe die echt werkt. Op basis van die input gaan we op zoek naar de softwarefit: het pakket dat het beste past bij de organisatie. Vervolgens zetten we samen met de administratie en de boekhouding alle klanten, rekeningen en artikelen over naar het nieuwe systeem. Afhankelijk van de beschikbare tijd bij de boekhouding kan zo’n proces op twee weken worden afgerond. En daarmee is de kous niet af. We geven training op maat over de werking van het systeem. Aan de medewerkers leggen we uit hoe ze in de nieuwe omgeving hun werk kunnen doen. Aan de zaakvoerder vertellen we hoe die de nodige informatie uit het pakket haalt. Leveranciers geven vaak vormingen waarin enkel de verschillende functies van een pakket worden uitgelegd. Wij leggen daarentegen uit hoe het systeem werkt in de realiteit van de klant. Techne blijft ook nadien beschikbaar als partner van het bedrijf. Digitalisering is immers geen eenmalige gebeurtenis, maar wel een traject.

De grote winst bij digitalisering van de boekhouding zit voor bedrijven in de grotere efficiëntie en de tijdswinst. De foutenmarge wordt kleiner, want een menselijke vergissing krijgt minder kans. En de opvolging van projecten en de werking van het bedrijf gebeurt veel vlotter en overzichtelijker dankzij de intuïtieve dashboards. En dat alles leidt dan weer tot een grotere financiële winst.