Taakbeheer binnen Microsoft 365 FAQ

Tijdens onze webinar rond takenbeheer binnen het Microsoft 365 ecosysteem kregen we heel wat interessante vragen van de deelnemers. We verzamelden ze allemaal voor jou op deze pagina.

Taakbeheer faq






Taakbeheer – algemeen

Dit kan door een mail te verslepen naar het takengedeelte in Outlook en deze dan assigneren aan een teamlid. Je zou ook een gedeelde OneNote kunnen gebruiken, de mail daar naartoe sturen en een Outlook Task van maken, om die vervolgens in Outlook te assigneren. 

Taakbeheer – To Do

Je vindt het op volgende plaatsen:

  • Als onderdeel van Outlook online wanneer je Outlook online opent
  • Als aparte applicatie via de wafel nadat je bent aangemeld in je Office omgeving
  • Als Windows 10 app die je kunt downloaden via de Microsoft Store
  • Als mobiele app voor de telefoon.

To Do kan gezien worden als een hub, waarin je alle taken uit Outlook, Planner en OneNote op één plaats kan terugvinden en opvolgen. 

Dit kan door je taak op die plaats aan te maken, of door een andere taak te openen en de optie ‘toevoegen aan mijn dag’ te selecteren. 

Neen, to do is voor je persoonlijke opvolging 

Gelukkig wel! Je kan een nieuwe takenlijst maken en delen met een collega. Op die manier heeft die toegang tot de taken en kan hij/zij, afhankelijk van de rechten die je hebt ingesteld, taken toevoegen of aanpassen. 

Dit kan je links onderaan in het menu. Geef je lijst een naam en duw op enter. 

Dupliceren kan door een rechter muisklik te doen op de taak, en die te kopiëren. 
Verslepen gaat ook. 

Ja, bovenaan rechts heb je een aantal opties voor het sorteren van je taken. 

Neen, dat gaat niet. 

Dit is een instelling die je eerst moet inschakelen in To Do. Ga hiervoor naar het tandwiel rechts boven, kies ‘To Do instellingen’ en schakel onderaan ‘Planner’ in. 

In dat geval neem je best contact op met jouw administrator. 

Taakbeheer – Outlook & OneNote

Ga onderaan links naar de takenmodule. Daarna kan je bovenaan links een nieuwe taak aanmaken. 

Dat kan zeker. 

Ja, die krijgt een e-mail. 

Je kan in Outlook inderdaad recurrente taken instellen.

Dat klopt. Online werd ‘tasks’ vervangen door ‘To Do’. 

Dit doe je door de in OneNote, onder ‘Start’, op de rode vlaggen (Outlook Task) te klikken. 
Zie onze OneNote webinar. 

Wanneer je een taak in OneNote aanmaakt, kan je hier veel meer informatie toevoegen. 
Je zou bijvoorbeeld een filmpje of audiofragment kunnen koppelen. 
Indien je een gedeelde OneNote gebruikt, kunnen meerdere mensen die taak in OneNote opvolgen. 

Dat klopt. Ik geef jullie enkel mee dat OneNote hiervoor gebruiken ook een mogelijkheid is, maar als je graag enkel met Outlook werkt, dan kan dat ook. 

Taakbeheer – Planner

Planner vind je via de ‘wafel’ in de linker bovenhoek eens je bent aangemeld in je Office omgeving. 

Planner is gericht op samenwerking, maar kan ook perfect voor jezelf gebruikt worden. 

Op de telefoon wel, maar niet op de computer. 

Dat kan, maar hiervoor moeten specifieke instellingen aangepast worden. 
HIER vind je meer informatie.

Dit kan links bovenaan op de knop ‘Nieuw Plan’. Kies vervolgens of je een volledig nieuw plan wil maken, of een plan wil koppelen aan een bestaande Office365groep/SharePoint site. 

Eens je in jouw plan zit, kan je boven naast ‘planning’ op de drie puntjes klikken. Vervolgens kies je ‘plan instellingen’ en kan je daar je plan verwijderen. 

Dat kan door op de drie puntjes te klikken en die optie te kiezen. 

Helaas kan dit nog niet in Planner. 

Ja, maar iedereen met een Office365 licentie beschikt over planner. 

Je kan de kalender in Planner sturen naar je outlook door op de drie puntjes te klikken en die optie te kiezen. In je outlook krijg je dan ook de agenda van je Plan te zien. Je kan er wel niets aan toevoegen. 

Dit lukt voor Outlook 2016 en nieuwer. 

Er is geen tijdlijn in Planner. 

Een plan kan je op verschillende manieren interpreteren. Je kan een plan aanmaken voor één project, of je kan een plan aanmaken voor meerdere kleine projectjes door de buckets te gebruiken als projecten. Buckets zijn een soort van onderwerpen die je gaat maken. Elke bucket heeft onderliggen een aantal taken. Ik maak bijvoorbeeld een bucket ‘personeelsfeest’ en koppel daar taken aan voor de realisatie van het feest.  

Dat kan door op de drie puntjes te klikken naast de bucket. Kies daarna ‘verwijderen’. 

Neen, dat is niet mogelijk. 

Dat kan in de plan instellingen. 

Het is allemaal afhankelijk van jullie doel, maar nog meer van jullie creativiteit. Planner kan je op veel verschillende manieren gebruiken. 

Dat kan zeker. Je kan bovenaan rechts op verschillende criteria gaan sorteren. Ook kan je labels toekennen aan taken om ook op die labels te sorteren. 

Neen, er wordt wel een SharePoint site aangemaakt en aan die site kan je een plan koppelen. 
Het gemakkelijkste is om in een kanaal in Teams een plan te koppelen via de tabbladen bovenaan. 

Dit gaat, maar niet out-of-the-box. Hiervoor zal je een flow moeten maken m.b.v. Power Automate. 

Je vindt die links bij ‘mijn taken’. Indien je het hebt aangezet, kan je die ook in To Do terugvinden. 

Alhoewel Planner al heel veel kan, zijn er nog een groot aantal zaken die je alleen in Project kan doen, zoals budgetbeheer. Daarom zou ik Planner nog geen vervanger noemen. 

Neen, dat gaat niet. Je kan enkel die drie gebruiken. 

Neen, dat kan niet. 

Ze blijven zichtbaar maar worden ‘ingeklapt’ onder ‘Voltooide weergeven’. Je kan dit uitklappen om ze opnieuw te bekijken of aan te passen. 

Het antwoord op je vraag niet gevonden? Stuur deze gerust door naar info@techne.be. Onze social media pagina’s met heel wat tips en tricks vind je hier: Facebook, Twitter en LinkedIn.

Hey! Heb je vragen over deze pagina of wil je meer informatie over onze diensten? Stuur ons een berichtje!
Pieter
Marketeer Techne