Een versie heeft verschillende triggers. Bij sommige wijzigingen, bij het wijzigen van de metadata van een document, bij het gelijktijdig aanpassen van een document en periodiek tijdens het bewerken van een document. 
Wie kan aan de documenten?
Standaard kunnen enkel de leden van de site aan de documenten. Dit kan natuurlijk veranderen wanneer je met rechten gaat werken 
Kan je de documenten delen met mensen die geen lid zijn van een site?
Dat kan! Als je de toegangen bekijkt van een map, kan je daar kiezen om de map of documenten met andere mensen te delen. 
Kan je ook met externen delen?
Ja, dat kan. 
Wij delen documenten met externen via “delen met specifieke personen”. Zou je dat afraden?
Neen, dat is een correcte manier om te delen met externen. 
Wij hebben veel documenten in onze bibliotheek. Hoe kunnen we specifieke documenten snel terugvinden?
Je kan werken met metadata en views, of gebruik maken van de search binnen SharePoint. 
Kan je mails rechtstreeks opladen in SharePoint?
Neen, maar hier kan je OneNote voor gebruiken. Mails kunnen rechtstreeks naar OneNote worden verstuurd. De OneNote kan dan op zijn beurt wel in SharePoint worden opgeslagen. 
Kan je er voor zorgen dat jij als enige een document kan bewerken?
Ja, dat kan door een document uit te checken (rechter muisklik -> meer -> uitchecken). Vergeet niet het document opnieuw in te checken eens je klaar bent. 
Kan je eerdere versies van een document herstellen?
Dat kan! Elk document beschikt over 100 actieve versies. Dat betekent dat je ver terug kan om een document te herstellen. Dit kan je doen via versiebeheer: rechter muisklik op document -> versiebeheer.